TGV : le groupe Protection des renseignements (PRPS)

Ce que couvre le groupe

Le groupe Protection des renseignements personnels et de santé (PRPS) vérifie comment le fournisseur protège les renseignements personnels traités par son produit ou service technologique (PST), de ses politiques à ses écrans. Il compte 108 critères (P01.01 à P18.03) en 20 catégories. Certains ne visent que certains PST, par exemple ceux qui servent plusieurs clients. Les critères viennent de la grille officielle du 24 avril 2026 ; les conseils et les preuves suggérées sont l'interprétation de Sentrix.

Les catégories une à une

Politique de PRPS (P01.01 à P01.05)

La politique de confidentialité et les documents d'encadrement couvrent le PST de la conception au soutien. La politique est facile à consulter, publiée en termes simples (P01.03, P01.04) et précise ce qui est collecté, conservé, communiqué et détruit (P01.05). Référence de la grille : Art. 3.2 LPRPSP (P01.01, P01.02). La LPRPSP a été modifiée par la Loi 25, mais la grille pose ses propres questions, centrées sur le PST.

Responsable (P02.01 à P02.03)

Si la plus haute autorité n'exerce pas le rôle, elle désigne un responsable de la PRP, avec nom, coordonnées publiques et description de poste. Il dispose des ressources nécessaires (P02.02) et a participé à la conception du PST (P02.03). Références : Art. 3.1 LPRPSP (P02.01), Art. 3.3 LPRPSP (P02.03).

Analyse de risque et EFVP (P03.01 à P04.02)

Le projet intègre la protection de la vie privée, méthodologie à l'appui (P03.01, Art. 3.3 LPRPSP), et analyse les risques dès le début (P03.02, Art. 3.3 LPRPSP et Art.63.5 LADOPPRP). P04.01 exige un mécanisme d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) quand la loi l'impose. P04.02 vérifie le rapport en 23 questions, jusqu'à son approbation par les hautes autorités.

Sensibilisation et formation (P05.01, P05.02, P06.01)

La formation du personnel est démontrée : moyens, sujets et évaluation des connaissances (P05.01, Art. 3.4 LPRPSP). L'acquéreur et les utilisateurs sont informés de l'usage autorisé du PST et de la finalité de la collecte, avec une preuve de prise de connaissance (P05.02, P06.01).

Consentement et choix (P06.02 à P06.12)

Le consentement doit être « manifeste, libre et éclairé » (P06.02), puis recueilli, consigné et consultable (P06.03, P06.05, P06.07). Quand la personne concernée n'est pas utilisatrice, le professionnel de la santé atteste l'avoir obtenu (P06.04), de même pour une communication à un tiers (P06.12). Le PST fait confirmer tout transfert venant du DSQ (P06.06) et consigne l'acceptation des conditions d'utilisation (P06.09). P06.10 encadre la communication sans consentement (Loi sur l'accès et Loi sur le privé) et P06.11 demande un processus de consentement parental pour les mineurs de moins de 14 ans.

Fournisseurs tiers (P07.01, P07.02)

L'organisation liste ses exigences de PRP et ses fournisseurs, et explique comment elle en vérifie le respect. Les utilisateurs connaissent les parties prenantes : fournisseur, établissement acquéreur, ministère ou autre.

Limitation de la collecte (P08.01 à P08.07, P08.09)

Les identifiants généraux, comme le numéro d'assurance-maladie, exigent une disposition légale ou une entente avec l'acquéreur (P08.01). La collecte directe pour un organisme public respecte les exigences d'information de la Loi sur l'accès (P08.02). Le PST connaît la provenance et la date de chaque renseignement, justifie la collecte sur l'équipement (témoins, localisation), marque les données du DSQ et trace les flux (P08.03 à P08.07).

Contrôle des accès, journalisation et révision (P08.08, P09.01 à P09.12)

Les accès suivent le moindre privilège et le besoin de connaître, avec une authentification adaptée à la sensibilité (P09.01 à P09.03). Le PST restreint l'accès par plage horaire, renforce le contrôle des privilèges élevés et applique les restrictions demandées (P09.07, P09.08, P09.10, P09.11). P09.12 permet un refus momentané d'accès au patient sur avis d'un professionnel, motifs et durée documentés. Les accès sont journalisés (P09.04, P09.06) et chaque mise à jour garde son origine (P09.09).

Cycle de vie (P10.01 à P10.10)

Chaque durée de conservation est justifiée (P10.02) et la destruction est irréversible, copies comprises (P10.08). P10.03 renvoie le détail des mesures de sécurité à la section Sécurité. Pour l'anonymisation (P10.07), la consigne cite la Gazette officielle du Québec du 15 mai 2024 et un registre exigé à partir du 1er janvier 2025. La catégorie couvre aussi le droit à l'oubli (P10.09) et les règles de communication facilitant le processus de deuil (P10.10).

Opérations et technologie applicative (P11.01 à P11.19)

Dans la plus grande catégorie (19 critères), chaque renseignement est relié à une fonctionnalité, à un fondement et à une finalité, et chaque écran n'affiche que le strict nécessaire (P11.01 à P11.07, P11.15). L'utilisateur consulte et corrige ses renseignements, et les corrections se propagent aux répliques (P11.11 à P11.13, P11.17). P11.18 traite de l'hébergement au Québec. Hors des cas prévus par la loi, P11.14 interdit l'usage secondaire, même de données anonymisées, et P11.19 exclut les renseignements personnels de l'apprentissage et du développement.

Gestion des incidents liés à la PRPS (P12.01 à P12.06)

L'entreprise définit l'incident de confidentialité, son traitement, ses notifications et ses mesures de prévention et de réaction rapide (P12.01 à P12.05). P12.06 prévoit l'avis au Bureau de certification et un registre des incidents à jour. Les consignes de P12.03 à P12.06 renvoient aux orientations de la CAI.

Cloisonnement et inventaire des RP (P13.01 à P14.05)

Les renseignements de plusieurs clients sont cloisonnés, tout comme les fichiers aux finalités distinctes d'un entrepôt de données (P13.01, P13.02). L'inventaire couvre tous les systèmes, journaux compris, avec lieux de stockage et sensibilité, et reste à jour (P14.01, P14.02). La catégorie demande aussi de contrôler les transferts et d'identifier vite les données touchées par un incident (P14.03 à P14.05).

Politiques, plaintes, désindexation et portabilité (P15.01 à P18.03)

P15 vise une politique de conservation documentée, suivie et révisée. Le traitement des plaintes (P16) demande des personnes formées, un processus public et un registre. La désindexation (P17) exige un processus formel et un protocole pour expliquer un refus. La portabilité (P18) prévoit une copie dans un format structuré et couramment utilisé.

Les preuves à préparer

Un seul inventaire des renseignements personnels, bien tenu, sert à plusieurs critères (P06.08, P08.06, P09.05, P11.14, P14.02).

• Politique de confidentialité, documents d'encadrement et captures des pages publiques.
• Désignation du responsable de la PRP, description de poste et traces de son implication.
• Rapport d'analyse de risque et, s'il y a lieu, rapport d'ÉFVP approuvé.
• Programme de formation et méthode d'évaluation.
• Textes et écrans d'information, de consentement et d'attestation.
• Inventaire des RP : provenance, date, marquage DSQ, finalité, accès, sensibilité, hébergement.
• Matrice des profils, fonctions et renseignements affichés, avec copies d'écran (P11.15).
• Description des journaux, calendrier de conservation, procédure de destruction et registre d'anonymisation.
• Liste des fournisseurs et des hébergeurs, avec leur emplacement.
• Engagement de non-usage secondaire (P11.14).
• Registres des incidents et des plaintes, procédures de désindexation et de portabilité.
• Pour P09.02, l'authentification de chaque profil, sachant que l'orientation MFA du 19 décembre 2025 exige la MFA aux niveaux d'assurance AU2, AU3 ou AU4.

Points d'attention

• La numérotation ne suit pas toujours les catégories : P06.01, P08.08, P09.04, P09.06 et P09.09 sont classés dans une autre catégorie que leurs voisins de numéro. La consigne de P06.12 renvoie à un « P05.04 » absent de cette version.
• La consigne de P04.01 énumère 5 situations où la loi exige une ÉFVP et précise « seule la première s'applique » : communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec.
• Critères conditionnels : P04.02 (ÉFVP obligatoire), P06.04 (personne concernée non utilisatrice), P06.05 et P06.12 (communication à un tiers), P06.11 (mineurs de moins de 14 ans), P13.01 (plusieurs clients) et P13.02 (entrepôt de données).
• P11.18 demande l'hébergement au Québec, composantes redondantes et sauvegardes comprises. Sinon, l'acquéreur et les utilisateurs en sont clairement informés.
• P12.06 nomme le Bureau de certification parmi les destinataires d'un avis d'incident à risque de préjudice sérieux.

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Sentrix aide les fournisseurs de PST à préparer leurs réponses et leurs preuves pour ce groupe, sans certifier elle-même le produit. Voir le service d'accompagnement à la certification TGV ou prendre rendez-vous.

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